In verband met de aanhoudende corona-situatie is het ingewikkeld om een fysieke vergadering te houden. Zo geldt nog steeds het thuiswerkadvies en is het lastig om een corona-proof setting te creëren voor een vergadering met 72 eigenaren.
Toch zijn er een aantal besluiten die genomen moeten worden. Op basis van de ervaring van VvE Compleet is daarom besloten tot een ‘vergadering-zonder-aanwezigen’. Hierbij krijgen alle eigenaren de stukken per e-mail of per post met daarbij een uitgebreide toelichting.
Agenda
Op de agenda staan de volgende onderwerpen:
- Jaarverslag en jaarrekening 2020 en begroting van 2021
- Diverse onderhoudsvoorstellen:
- het vervangen van de noodverlichting
- het aanleggen van drainage tegen wateroverlast
- het vervangen van de terrasverharding op een aantal plaatsen i.v.m. hardnekkig onkruid
- noodzakelijk onderhoud aan een aantal afsluiters van de CV en de waterleiding
- het verwijderen van de niet meer in gebruik zijnde blokcontainers
- Het plaatsen van warmtekostenverdelingsmeters op de radiatoren en het (wettelijk verplichte) afrekenen van de warmtekosten conform het daadwerkelijke verbruik i.p.v. een vaste verdeelsleutel
- Een aantal juridische en bestuurlijke zaken
Hoe vindt besluitvorming plaats?
Informatiedocument
Wanneer u vragen of opmerkingen heeft bij één of meerdere van de punten op de agenda, dan kunt u deze indienen per e-mail via info@wilhelminaflat.nl of per post (zie de agenda voor de gegevens). Dit kan t/m 30 augustus.
Alle binnengekomen vragen/opmerkingen worden vervolgens gebundeld in een informatiedocument. De vragen worden door het bestuur en/of VvE Compleet beantwoord en/of voorzien van een toelichting waar nodig. Dit informatiedocument wordt op 3 september verzonden naar alle eigenaren.
Digitaal stemmen
T/m 12 september kunt u via de online omgeving van VvE Compleet uw stem uitbrengen. Het is ook mogelijk het stemformulier in te vullen en per post op te sturen. In het formulier machtigt u VvE Compleet om namens u een bepaalde stem uit te brengen. Tijdens een administratieve vergadering op 13 september zullen vervolgens alle stemmen worden geteld. Vandaar de term ‘vergadering-zonder-aanwezigen’.
Het stemsysteem staat inmiddels open; u kunt t/m 12 september ook te allen tijde uw stem nog wijzigen.
We roepen u dringend op om gebruik te maken van uw recht als eigenaar om uw stem uit te brengen. Wanneer u over één of meerdere agendapunten vragen of opmerkingen heeft, aarzel dan ook niet om deze in te sturen.
Overige onderwerpen
Er zijn ook een aantal onderwerpen die we in deze setting niet kunnen bespreken. Dan gaat het bijvoorbeeld om het lange termijn onderhoud aan de gangen en het wel of niet plaatsen van postkasten voor de flat. Deze onderwerpen zullen besproken worden in de jaarvergadering van 2022. We hopen dat we dan weer op een normale manier kunnen vergaderen.
